NC 33
Norme comptable relative au contrôle interne et a l'organisation comptable dans les associations autorisées a accorder des micro-crédits
01. La norme comptable NC 01 -Norme comptable
générale définit les règles de contrôle interne et d'organisation comptable et
propose une nomenclature des comptes et un guide de fonctionnement général des
comptes.
Les dispositions de
cette norme sont de portée générale et devraient s'appliquer aux associations
autorisées à accorder des micro-crédits.
02. La norme comptable NC 02- Norme
comptable relative aux capitaux propres définit les éléments des capitaux
propres et étudie le traitement de certaines opérations particulières ainsi que
les informations à fournir sur ces éléments. Les dispositions de cette norme ne
sont pas applicables aux associations autorisées à accorder des micro-crédits.
03. Au regard du cadre réglementaire
spécifique des associations autorisées à accorder des micro-crédits et de la
nature de leur activité, des règles particulières doivent leur être définies
afin de mettre en place un système de contrôle interne efficace et un cadre
d'organisation comptable approprié ainsi que les règles de prise en compte et
d'évaluation des apports.
04. L'objectif de la présente norme est
de définir les règles de contrôle interne et d'organisation comptable
applicables aux associations autorisées à accorder des micro-crédits y compris
les règles de prise en compte et d'évaluation des apports.
05. La présente norme
s'applique aux associations autorisées à accorder des micro-crédits telles que
définies par la législation en vigueur.
06. Pour l'application de la présente
norme, les termes ci-après ont la signification suivante :
(a) Apports : Correspondent à un transfert au
profit de l’association de liquidités ou équivalents de liquidités ou d'autres
actifs ou au règlement ou diminution d'un élément de passif, sans contrepartie
donnée à rapporteur. Les apports peuvent être sous forme d'apports affectés,
d'apports non affectés et de dotations.
(b) Apports affectés
: sont des apports
grevés d'une affectation d'origine externe en vertu de laquelle l'association
est tenue de les utiliser à une fin déterminée. On distingue notamment les
apports affectés aux charges de l'exercice, aux charges d'un exercice futur, à
l'achat d'immobilisations, au remboursement d'une dette. ..
(c) Dotations : constituent un type particulier
d'apport grevé d'une affectation d'origine externe en vertu de laquelle
l'association est tenue de maintenir en permanence les ressources attribuées.
(d) Apports non
affectés : ne sont
liés à aucune charge et ne répondent pas à la définition d'un apport affecté ou
d'une dotation.
(e) Revenus : les revenus des associations
autorisées à accorder des micro-crédits ne résultent pas seulement de
l'activité de micro-crédits mais peuvent également se présenter sous la forme
de dons, subventions, cotisations et d'autres apports. En effet, pour réaliser
leurs activités centrales, les associations autorisées à accorder des
micro-crédits utilisent les apports sous forme de dons, subventions et autres
dons.
(f) La juste valeur : est le prix auquel un bien pourrait
être échangé entre un acheteur et un vendeur normalement informés et
consentants, dans une transaction équilibrée.
Objectifs du contrôle
interne
07. Les associations
autorisées à accorder des micro- crédits doivent disposer d'un système de
contrôle interne efficace, conçu conformément aux règles prévues par la norme
comptable NC 01 -Norme Comptable générale et les dispositions de la présente
norme pour tenir compte des spécificités liées à leur cadre légale et à la
nature de leurs activités.
08. Le système de
contrôle interne dans les associations autorisées à accorder des micro-crédits
doit particulièrement viser les objectifs suivants :
(a) s'assurer que les
opérations réalisées sont conduites conformément aux dispositions législatives
et réglementaires et en respect avec les statuts et les décisions des organes
de direction,
(b) s'assurer que les
opérations réalisées sur chaque fonds sont conduites de façon à respecter les
accords conclus avec les différents financeurs, subventionneurs et donateurs,
(c) s'assurer que les
opérations réalisées sur les micro- crédits sont conformes aux dispositions
législatives et réglementaires en vigueur,
(d) assurer une
gestion efficace des ressources ainsi que la protection et la sauvegarde des
actifs contre les risques liés aux irrégularités et aux fraudes qui pourraient
survenir,
(e) garantir
l'obtention d'une information financière fiable et pertinente.
Facteurs essentiels
de contrôle interne
09. Il appartient aux organes de direction
de déterminer les procédures et les moyens adéquats pour atteindre les
objectifs de contrôle interne et de s'assurer qu'ils fonctionnent correctement.
L'intervention de personnel bénévole dans la réalisation des opérations ne
devrait pas écarter ou limiter l'application de ces procédures et moyens.
10. Un système de contrôle interne
efficace devrait s'appuyer sur les facteurs suivants :
a) une organisation et
des procédures appropriées permettant notamment la surveillance et le contrôle
des opérations liées à l'activité de micro-crédit,
b) une délégation de
pouvoir claire et appropriée,
c) une tenue claire des
comptes financiers permettant leur suivi et leur justification,
d) un contrôle
budgétaire efficace et opérationnel,
e) des procédures permettant
le respect de la piste d'audit,
f) des procédures
formelles de collecte des cotisations, dons, subventions et autres apports
reçus,
g) une procédure claire
de traitement du courrier,
h) des procédures de
gestion des archives incluant des règles de classement et de conservation des
documents et des pièces justificatives.
11. Une organisation et des procédures
appropriées permettant le suivi et le contrôle des opérations liées à
l'activité de micro-crédits supposent :
a) l'existence d'un
organigramme de la fonction micro-crédits et une définition des tâches et des
responsabilités des personnes intervenantes dans les procédures d'octroi, de
décaissement et de recouvrement des micro-crédits,
b) l'existence de
procédures de suivi et de contrôle permettant :
- le respect des taux
d'affectation des ressources tels que définis par la réglementation en vigueur,
- le respect des limites
des montants accordés aux bénéficiaires pour chaque type de micro-crédit, tel
que définis par la réglementation en vigueur,
- de s'assurer du
non-dépassement du taux d'intérêt, dont la limite est définie par la
réglementation en vigueur, la surveillance du risque de contre partie.
12. Une délégation des pouvoirs claire
et appropriée suppose l'existence :
a) d'une délégation de
pouvoir en ce qui concerne l'autorisation et l'engagement des dépenses par
fonds et / ou par projet,
b) d'une délégation de
pouvoir pour la collecte des dons, subventions cotisations et autres apports,
c) d'un processus formel
de délégation de signature bien défini,
d) une séparation des
tâches incompatibles,
e) d'un système de
rémunération du personnel clair et précis.
13. Une tenue claire des comptes
financiers permettant leur suivi et leur justification suppose l'existence :
a) d'une séparation
entre les dépenses importantes qui couvrent le long terme et les dépenses
courantes à court terme,
b) d'une séparation
claire entre les comptes qui alimentent la trésorerie propre de l'association
et les comptes spécifiques à des fonds affectés,
c) d'un document qui
mentionne les personnes habilitées à gérer les comptes financiers en tenant
compte de la nature et l'importance du compte,
d) d'un rapprochement
bancaire périodique entre les comptes financiers et les comptes comptables.
14. Un contrôle budgétaire efficace et
opérationnel suppose :
a) l'établissement du
budget global de l'association et des budgets par fonds et/ou par projet en
distinguant les dépenses d'investissement et les dépenses de fonctionnement,
b) l'existence d'un personnel
compétent chargé de l'élaboration des budgets conformément aux décisions des
organes de direction et aux affectations des financeurs,
c) la comparaison
périodique des budgets avec les réalisations,
d) une définition des
responsabilités et des actions à prendre en cas d'écart significatif.
15. Des procédures formelles de
collecte des cotisations, dons, subventions et autres apports supposent :
l'existence de
procédures de rapprochement régulier entre la liste des adhérents de
l'association et les encaissements de cotisations par période couverte,
l'existence de procédures d'appel des cotisations et de procédures de relance
en cas de non-paiement, l'existence de procédures d'émission des cartes
d'adhérents selon une séquence numérique continue et contrôlée.
- l'existence
systématiquement d'une procédure d'acceptation des dons et subventions et
d'émission de reçus et/ou de coupons selon une séquence numérique continue et
contrôlée et une délégation de signature appropriée,
- l'existence d'une
séparation de tâches entre les fonctions d'émission des reçus et d'encaissement
des dons,
- l'existence d'une
procédure d'examen systématique des documents à l'appui des dons, et
subventions par des personnes habilitées, pour assurer le respect des
obligations imposées par les donateurs et subventionneurs,
- l'existence de
procédures de recensement immédiat des dons en nature, d'entrée en stock et de
valorisation en respectant le principe de séparation des fonctions.
- l'existence de
procédures d'examen systématique des documents à l'appui des apports avec droit
de reprise pour s'assurer de la compréhension et de la portée des conditions et
obligations mises à la charge de l'association,
- l'existence de
procédures de délégation de signature des documents à l'appui des apports avec
droit de reprise par des personnes habilitées.
16. Une procédure claire de traitement
du courrier doit inclure :
a) des règles pour
l'ouverture du courrier, ainsi que les personnes habilitées à le faire,
b) des règles
d'enregistrement chronologique du courrier sur des registres,
c) des règles de
séparation entre le courrier d'arrivé et de départ.
Structure d'audit
interne
17. Dans les
associations autorisées à accorder des micro-crédits de grande taille ou à
activité importante, une structure d'audit interne devrait être mise en place
et rattachée directement à la direction de l'association. Elle a pour mission
de veiller au bon fonctionnement, l'efficacité et l'efficience du système de
contrôle interne.
Cette structure a
principalement pour rôle :
- d'examiner les
procédures de collecte des cotisations, dons et subventions et autres apports,
- de s'assurer de
l'utilisation des ressources conformément aux délibérations des organes de
directions et la volonté des financeurs, donateurs et subventionneurs,
- de vérifier la
fiabilité des informations financières, vérifier le respect des limites législatives
et réglementaires concernant l'activité de micro-crédit.
18. La structure d'audit interne rend
compte par écrit des missions qu'elle accomplit dans le cadre de ses programmes
de contrôle régulier. En outre, la structure d'audit interne élabore une fois
par an un rapport sur le fonctionnement général du système de contrôle interne
qu'elle présente à la direction de l'association pour examen.
19. La piste d'audit est un ensemble de
procédures permettant d'améliorer les caractéristiques qualitatives et de
faciliter le contrôle de l'information financière au sein des associations
autorisées à accorder les micro- crédits. Elle doit permettre :
a) de justifier toute
information par une pièce d'origine à partir de laquelle il doit être possible
de remonter par un cheminement ininterrompu aux états financiers et
réciproquement;
b) d'expliquer
l'évolution des soldes d'un arrêté comptable à l'autre par la conservation des
mouvements ayant affecté les soldes comptables des postes des états financiers.
20. L'organisation
comptable des associations autorisées à accorder des micro-crédits doit être
aménagée conformément aux règles prévues par la norme comptable NC 01-Norme
Comptable Générale ainsi qu'aux dispositions de la présente norme. Cette
organisation doit permettre la production de l'information financière répondant
aux besoins des utilisateurs des états financiers ainsi qu'aux besoins de
contrôle que peut exercer les autorités réglementaires ou encore les
financeurs, les donateurs de fonds et les subventionneurs.
Nomenclature
comptable
21. Les spécificités des associations
autorisées à accorder des micro-crédits ont essentiellement trait à la
classification des apports entre les comptes de bilan et les comptes de
résultat et à l'absence de la notion de capitaux propres. Pour cela une
nomenclature comptable particulière doit leur être aménagée pour tenir compte
de ces spécificités.
En substance, cette
nomenclature ne s'écarte pas d'une manière significative de la nomenclature
comptable prévue par la norme comptable NC 01- Norme Comptable Générale, sous
réserves de certaines adaptations ayant trait principalement à l'activité de
micro-crédit, des comptes de la classe 1 et des comptes de charges et de
produits.
22. Les associations
autorisées à accorder des micro-crédits doivent adopter la nomenclature
comptable figurant en annexe 1 à la présente norme.
Les associations
autorisées à accorder des micro-crédits peuvent ouvrir les subdivisions
nécessaires ou encore effectuer des regroupements lorsque cette nomenclature
s'avère détaillée par rapport au volume et la nature de leurs activités.
Toutefois, le plan
des comptes doit être défini de façon telle que les soldes des comptes figurant
dans le plan des comptes puissent, au minimum, alimenter par voie directe ou
par regroupement les postes et sous postes du bilan, et de l'état de résultat
tels que définis par la norme comptable relative à la présentation des états
financiers des associations autorisées à accorder des micro-crédits.
Forme de tenue de la
comptabilité
23. Les associations
autorisées à accorder des micro-crédits doivent tenir une comptabilité conforme
aux règles prévues par la norme comptable NC 01 - Norme Comptable Générale. Ces
règles prévoient la tenue d'une comptabilité selon le système dit en partie
double et par application de l'hypothèse sous- jacente de la comptabilité
d'engagements.
24. La comptabilité
des associations autorisées à accorder des micro-crédits doit être tenue par
fonds en distinguant au minimum les fonds investis en immobilisations, les
fonds affectés sous forme de dotations, les fonds pour micro-crédits, les
autres fonds affectés et le fonds d'administration générale.
Le fonds
d'administration générale regroupe tous les fonds non affectés spécifiquement.
25. La tenue d'une comptabilité par
fonds est nécessaire pour servir l'alimentation des états financiers. Elle est
également adaptée pour soumettre les activités des associations autorisées à
accorder des micro-crédits au contrôle des autorités réglementaires et aux
donateurs et subventionneurs de fonds.
La constatation des
apports dans ces différents fonds est effectuée conformément aux paragraphes 26
à 33 de la présente norme.
Distinction entre
apports et autres revenus
26. Les revenus des associations
autorisées à accorder des micro-crédits proviennent essentiellement des apports
de différentes natures provenant de nombreuses sources, mais aussi de la
contrepartie de la livraison ou de la fabrication de marchandises, de la
prestation de services ou encore de l'utilisation par les tiers de leurs
ressources ( octroi de micro- crédits). Les apports incluent les subventions,
les dons en numéraire ou en nature, les cotisations et les autres apports qui
ne constituent pas la contrepartie de la livraison ou de la fabrication de
marchandises ou de la prestation de services ou encore de l'utilisation par les
tiers de leurs ressources.
Les associations
autorisées à accorder des micro-crédits doivent établir une distinction entre
les différents types de leurs revenus qui sont constitués des apports et des
autres revenus. Cette distinction est nécessaire car les principes et méthodes
comptables applicables aux apports diffèrent de ceux applicables aux autres
revenus.
27. Lorsque
l'apporteur ne reçoit aucune contrepartie en échange de l'apport ou s'il reçoit
une contrepartie d'une valeur considérablement inférieure à l'apport, alors
celui-ci est considéré comme un apport par les associations autorisées à
accorder des micro-crédits.
Selon ce critère, il
est souvent très simple de déterminer si une augmentation de ressources
économiques constitue un apport ou un autre type de revenus. Cependant, dans
certains cas, il peut être nécessaire pour la direction de l'association de
faire preuve de jugement afin de distinguer les apports des autres types de
revenus.
Les apports sont
constatés conformément aux paragraphes 26 à 33 de la présente norme. Les autres
types de revenus sont constatés conformément à la norme comptable NCO3 -Norme
Comptable relative aux revenus.
Classification des
apports
28. Les apports peuvent être classés en
3 types: les apports affectés, les apports non affectés et les dotations.
29. La volonté du
donateur constitue le seul critère de distinction entre les apports affectés,
les dotations et les apports non affectés. En effet, la principale
caractéristique des apports affectés repose sur le fait que l'association
autorisée à accorder des micro-crédits a la responsabilité envers l'apporteur
externe d'utiliser d'une manière précise les ressources apportées.
Cela peut résulter
d'obligations explicites en vertu de conventions ou d'écrits ou encore
d'obligations implicites à travers des documents décrivant la finalité des
apports ou encore lorsque l'apporteur dispose d'un droit de recours si l'apport
n'est pas utilisé à cette fin.
30. Lorsque l'association autorisée à
accorder des micro- crédits n'a pas respecté les affectations grevant un apport
affecté et lorsque les conséquences liées au non- respect des affectations sont
inconnues, cette situation est traitée conformément à la norme comptable NC 14
- Norme Comptable relative aux éventualités et événements postérieurs à la date
de clôture.
Constatation des
apports
31. Les apports sont
constatés à leur juste valeur à la date de réception lorsque :
- leur juste valeur
peut être estimée d'une façon fiable ; et
- la réception des
apports est raisonnablement assurée Lorsque la juste valeur des apports ne peut
être estimée de façon fiable une information est donnée dans les notes aux
états financiers sur leur nature.
Comptabilisation des
apports
32. Les apports sont
constatés de façon à les rattacher aux charges correspondantes occasionnées par
les activités qu'ils financent, conformément à la convention de rattachement
des charges aux produits. Ils sont constatés comme suit :
- les apports sous
forme de dotations n'étant pas liés à aucune charge sont par conséquent
constatés à titre d'augmentation des actifs nets.
- les apports
affectés sont constatés au passif à titre d'apports reportés puis transférés en
résultat au moment de la constatation des charges correspondantes
- les apports non
affectés sont constatés en résultat au cours de l'exercice où ils sont reçus.
33. Les apports affectés sont constatés
comme suit :
·
les dotations sont constatées à titre d'augmentation directe
des actifs nets-
·
les apports grevés d'une affectation d'origine externe aux
charges d'exercices futurs sont constatés à titre de produits au cours des
exercices où les charges correspondantes seront constatées.
·
les apports grevés d'une affectation d'origine externe à
l'achat d'immobilisations qui seront amorties sont constatés à titre de
produits selon la même méthode que celle suivie pour l'amortissement des
immobilisations acquIses.
·
les apports grevés d'une affectation d'origine externe à
l'achat d'immobilisations qui ne seront pas amorties (par exemple un terrain)
sont constatés à titre d'augmentation directe des actifs nets.
·
les apport grevés d'une affectation d'origine externe au remboursement
d'une dette contractée pour financer les charges d'un ou de plusieurs exercices
futurs sont constatés à titre de produits de l'exercice ou des exercices au
cours desquels les charges correspondantes seront constatées (c'est-à-dire
traiter l'apport comme s'il était affecté à la même fin que celle à laquelle la
dette a été utilisée).
·
les apport grevés d'une affectation d'origine externe au
remboursement d'une dette contractée pour financer l'achat d'une immobilisation
qui ne sera pas amortie (par exemple un terrain) sont constatés à titre
d'augmentation directe des actifs nets (c'est-à-dire traiter l'apport comme
s'il était affecté à l'achat de l'immobilisation).
·
les apport grevés d'une affectation d'origine externe au
remboursement d'une dette contractée à d'autres fins, autres que pour les cas
cités ci-dessus, sont constatés à titre de produits de l'exercice en cours.
·
les apports grevés d'une affectation d'origine externe aux
charges de l'exercice sont constatés à titre de produits de l'exercice en
cours.
34. Outre les livres
comptables obligatoires prévus par la norme comptable NC 01- Norme Comptable
Générale, les associations autorisées à accorder des micro-crédits doivent tenir
un livre des cotisations, dons et subventions donnés et reçus et un livre des
actions bénévoles données et reçues sous forme de services.
Ces livres doivent
suivre une séquence numérique ininterrompue et indiquer pour chaque
enregistrement :
- l'identité complète
de l'adhérent, du donateur ou du receveur ou bénéficiaires.
- le montant ou la
nature des fonds ou des prestations reçues ou données.
- l'objet des fonds
ou prestations reçues ou données.
35. Les opérations
d'inventaires pour l'arrêté des situations comptables incluent notamment la
justification des comptes et l'inventaire physique des éléments actifs et
passifs.
Les opérations
d'inventaire physique dans les associations autorisées à accorder des
micro-crédits doivent couvrir tous les éléments d'actifs et de passifs et en
particulier :
- les stocks
- les immobilisations
les espèces
- les comptes en
banques et les placements
- les effets en
portefeuilles et notamment les effets matérialisant les micro-crédits
36. L'organisation
comptable des associations autorisées à accorder des micro-crédits doit
permettre la détermination des produits reçus de la période comptable ainsi que
les charges y afférentes et leur prise en compte dans la période comptable
considérée.
37. Un document
décrivant l'organisation et les procédures comptables doit être tenu par
l'association autorisée à accorder des micro-crédits pour faciliter la
compréhension du système de traitement comptable. Ce document doit comporter
notamment :
- l'organisation et
l'architecture du système comptable ; la nomenclature comptable et les règles
de fonctionnement des comptes ;
- les principes et
méthodes comptables retenues pour la comptabilisation des apports et les
schémas comptables correspondants ;
- les règles de
classement et d'archivage des pièces justificatives et des documents
comptables.
38. La présente norme
est applicable aux exercices ouverts à partir du 01 janvier 2002.
|
|
Poste/sous
poste des EF |
|
Classe
1 : Comptes de capitaux permanents |
|
|
10 Comptes d'actifs nets |
|
|
101 Actifs nets non affectés (
ressources propres) |
ANS |
|
102 Actifs nets investis en
immobilisations |
AN1 |
|
103 Actifs nets affectés aux
micro-crédits |
AN3 |
|
104 Autres actifs nets affectés |
AN4 |
|
105 Actifs nets affectés sous forme
de dotations |
AN2 |
|
11 Réserves |
|
|
112 Réserves statutaires |
AN5 |
|
118 Autres réserves |
AN5 |
|
1181 Réserves pour fonds social |
|
|
13 Excédent ou déficit des produits
sur les charges |
|
|
131 Excédent des produits sur les
charges |
|
|
1311 Excédent des produits sur les
charges, non affecté |
AN5 |
|
1312 Excédent des produits sur les
charges affectés aux actifs nets investis en immobilisations. |
AN1 |
|
1313 Excédent des produits sur les
charges affectés aux micro -crédits |
AN3 |
|
1314 Excédent des produits sur les
charges pour les autres actifs nets affectés |
AN4 |
|
1315 Excédent des produits sur les
charges pour les actifs nets affectés, sous forme de dotations |
AN2 |
|
132 Déficit des produits sur les
charges |
|
|
1321 Déficit des produits sur les
charges, non affecté |
AN5 |
|
1322 Déficit des produits sur les
charges affectés aux actifs nets investis en immobilisations. |
AN1 |
|
1323 Déficit des produits sur les
charges affectés aux micro -crédits |
AN3 |
|
1324 Déficit des produits sur les
charges pour les autres actifs nets affectés |
AN4 |
|
1325 Déficit des produits sur les
charges pour les actifs nets affectés, sous forme de dotations |
AN2 |
|
14 Autres fonds et biens mis à
disposition |
|
|
141 Fonds pour micro-crédits avec
droit de reprise |
PM |
|
149 Autres fonds et biens mis à
disposition avec droit de reprise |
PAS-c |
|
15 Provisions pour risques &
charges |
|
|
151 Provisions pour risques |
PA 5 -b |
|
1511 Provisions pour litiges |
|
|
1514 Provisions pour amendes &
pénalités |
|
|
1518 Autres provisions pour risques
|
|
|
152 Provisions pour charges à
répartir sur plusieurs exercices |
PA 5 -b |
|
1522 Provisions pour grosses
réparations |
|
|
153 Provisions pour retraites &
obligations similaires |
PA 5 -b |
|
156 Provisions pour renouvellement
des immobilisations |
PA 5 -b |
|
157 Provisions pour amortissement |
PA 5 -b |
|
158 Autres provisions pour charges |
PA 5 -b |
|
16 Emprunts & dettes assimilées
|
|
|
162 Emprunts auprès des
établissements financiers assortis de sûretés |
PA 4 |
|
1621 Emprunts bancaires |
|
|
1626 Refinancements acquis |
|
|
163 Emprunts auprès d'autres
établissements financiers assortis de sûretés |
PA 4 |
|
164 Emprunts et dettes assorties de
conditions particulières |
PA 4 |
|
165 Emprunts non assortis de
sûretés (à subdiviser selon l'ordre des
comptes des emprunts) |
PA 4 |
|
167 Dépôts & cautionnements
reçus |
PA 4 |
|
168 Autres emprunts et dettes |
PA 4 |
|
1681 Autres emprunts |
|
|
1685 Crédit fournisseurs
d'immobilisations |