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NC 22 Le contrôle interne et l’organisation comptable dans les établissements bancaires
Objectif
01.
La Norme Comptable NC 01 -Norme Comptable Générale définit les règles
relatives au contrôle interne et à l'organisation comptable des
entreprises en général sans distinction de la nature de leurs activités.
02.
En dehors de la nomenclature comptable, l'ensemble de ces règles sont
également applicables aux établissements bancaires. Toutefois, et
compte tenu notamment de la nature et du volume considérable des opérations
bancaires, et de l'importance des risques liés à l'organisation et à
l'activité bancaires, des règles particulières doivent leur être définies
en vue de permettre l'obtention d'informations financières fiables et
pertinentes. 03. L'objectif
de la présente norme est de définir les règles de contrôle interne
et d'organisation comptable applicables aux établissements bancaires. Champ d'
application 04.
La présente norme s'applique aux établissements bancaires tels que
définis par les textes en vigueur régissant l'activité bancaire. Définitions
05.
Pour l'application de la présente norme, les termes ci- après ont la
signification suivante : (a) Date
d'arrêté comptable : désigne
la date de clôture d'une période comptable. (b ) Période
comptable : désigne
l'exercice comptable ou toute autre période comptable au terme de
laquelle l'établissement bancaire est tenu, en vertu des dispositions légales
et réglementaires, de présenter des situations comptables ou des états
financiers intermédiaires ou annuels. (c)
Monnaie de référence : désigne
la monnaie de comptabilisation, soit la monnaie dans laquelle sont établis
les états financiers de l'établissement bancaire en vertu des
dispositions légales et statutaires. Le contrôle
interne Objectifs
du contrôle interne 06.
Les établissements bancaires doivent disposer d'un système de contrôle
interne efficace. Ce système doit être aménagé conformément aux règles
prévues par la norme comptable NC 01 -Norme comptable générale et aux
dispositions de la présente norme. 07.
Les objectifs du système de contrôle interne sont prévus par la
norme comptable générale. Le système de contrôle interne dans les établissements
bancaires doit particulièrement viser les objectifs suivants : (a)
assurer que les opérations réalisées par l'établissement bancaire
sont conformes aux dispositions législatives et réglementaires, et
sont conduites de façon prudente et appropriée en accord avec la
politique arrêtée par la direction ; (b)
assurer la protection et la sauvegarde des actifs de l'établissement
bancaire contre les risques inhérents à l'organisation et à l'activité
bancaires, notamment les risques liés aux irrégularités, erreurs et
fraudes qui pourraient survenir ; (c)
garantir l'obtention d'une information financière complète, fiable,
en accord avec les règles prévues, et dans les délais requis. Facteurs
essentiels du contrôle interne 08.
Il appartient à la direction de déterminer les procédures et les
moyens adéquats pour atteindre les objectifs de contrôle interne, tout
en s'assurant que les procédures et moyens mis en place sont
effectivement appliqués. Un système de contrôle interne efficace
devrait s'appuyer sur les facteurs suivants : (a) un
système adéquat de définition des pouvoirs et des procédures
permettant la surveillance et le contrôle des risques spécifiques liés
à la réalisation et au traitement des opérations bancaires, notamment
: -
la surveillance des risques de
contrepartie ; -
la surveillance des risques de
liquidité ; -
la surveillance des risques de
taux ; -
la surveillance des positions
de change de l'établissement bancaire ; -
la maîtrise des risques de
patrimoine, juridique et administratif ; -
la surveillance des risques liés
aux traitements informatisés. (b) un
document décrivant de façon claire l'organisation et les procédures
au sein de l'établissement bancaire ; (c)
des procédures efficaces permettant de respecter la piste d'audit ; (d)
une structure d'audit interne efficace et opérationnelle. 09.
Un système adéquat de définition des pouvoirs suppose l'existence : (a) d'une
structure organisationnelle et d'une séparation de fonctions appropriée
; (b) de délégations
de pouvoirs prudentes ; (c) de
procédures efficaces de collecte, de contrôle et de synthétisation de
l'information; 10.
Les procédures permettant le suivi et le contrôle des risques spécifiques
liés à la réalisation des opérations bancaires doivent inclure : (a)
l'existence d'un système permettant d'enregistrer immédiatement les opérations
dès leur survenance; (b)
l'existence d'un système de limites internes aux risques de taux, de
change et de contrepartie ; (c)
l'existence d'un système permettant la détermination des positions, le
calcul des résultats et la vérification des limites internes. (d)
l'existence d'un système permettant la conservation adéquate des
actifs confiés à l'établissement et la bonne exécution des opérations
dont il a la charge. 11.
Les procédures permettant le suivi et le contrôle des risques spécifiques
liés aux traitements informatisés des opérations bancaires doivent
inclure : (a)
l'organisation de la fonction informatique incluant les politiques et
procédures concernant les fonctions de contrôle et la séparation des
fonctions incompatibles; (b)
les contrôles portant sur le développement et la maintenance des
programmes informatiques incluant la documentation des programmes
nouveaux ou révisés et l'accès à la documentation des programmes; (c) des
procédures de sécurité physique des installations informatiques et
des données produites par le système de traitement des informations,
notamment des procédures d'accès aux salles machines, des procédures
de sauvegarde des fichiers et des procédures de secours informatiques
en cas de détérioration ou de perte de données; (d) des
procédures de sécurité logique d'utilisation et de manipulation des
systèmes de traitement des informations, notamment des procédures
d'habilitation aux différents niveaux de consultation, d'utilisation et
de modification des données stockées dans les fichiers, des procédures
de saisie, de validation et de redressement des opérations. 12.
Pour être utile, le document décrivant l'organisation et les procédures
au sein de l'établissement bancaire doit comporter: (a)
l'organigramme de l'établissement bancaire et de ses différentes
structures fonctionnelles et opérationnelles, la description des postes
et la définition des délégations de pouvoirs et des responsabilités
; (b)
les procédures décrivant le processus de déroulement des différentes
opérations incluant les procédures de traitements informatisés, en
identifiant les contrôles nécessaires aux étapes d'autorisation, d'exécution
et d'enregistrement eu égard aux objectifs de contrôle interne cités
au paragraphe 07 ci-dessus. (c) les
procédures et l'organisation comptables telles que prévues par les
paragraphes 37 et 38 de la présente norme. 13.
La piste d'audit est un ensemble de procédures permettant d'améliorer
les caractéristiques qualitatives et de faciliter le contrôle de
l'information financière au sein des établissements bancaires. Elle
doit permettre : (a) de
justifier toute information par une pièce d'origine à partir de
laquelle il doit être possible de remonter par un cheminement
ininterrompu aux états financiers et réciproquement ; (b)
d'expliquer l'évolution des soldes d'un arrêté comptable à l'autre
par la conservation des mouvements ayant affecté les soldes comptables.
des postes des états financiers. Structure
d'audit interne et comité d'audit 14.
Les établissements bancaires doivent créer une structure d'audit
interne opérant de façon indépendante et qui a pour mission de
veiller au bon fonctionnement, l'efficacité et l'efficience du système
de contrôle interne. 15.
Conformément aux bonnes pratiques d'usage, il est approprié de créer
un comité d'audit, rattaché au conseil d'administration, et ayant pour
rôle : - de définir,
de contrôler et de coordonner les activités de la structure d'audit
interne et le cas échéant les travaux des autres structures de la
banque chargées de missions de contrôle ; -
l'examen des insuffisances du fonctionnement du système de contrôle
interne relevées par les différentes structures de la banque et autres
organes chargés de missions de contrôle ; -
l'adoption des orientations permettant la correction et le suivi des
insuffisances des procédures de contrôle interne. 16.
La structure d'audit interne rend compte par écrit des missions qu'elle
accomplit dans le cadre de ses programmes de contrôle régulier. Périodiquement,
et au moins une fois par an, la structure d'audit interne élabore également
un rapport sur le fonctionnement général du système de contrôle
interne. 17.
Le conseil d’administration des établissements bancaires doit procéder,
au moins une fois par an, à l’examen des conditions dans lesquelles
le fonctionnement général du système de contrôle interne est assuré. L’organisation comptableNomenclature
comptable 18.
L’organisation comptable des établissements bancaire doit être aménagée
conformément aux règles prévues par la norme comptable NC 01 –
Norme Comptable Générale ainsi qu’aux dispositions de la présente
norme, et de façon à répondre aux besoins des différents
utilisateurs en matière d’information financière dans les délais
impartis. 19.
En principe, et pour répondre aux différents besoins d’information,
dont ceux des utilisateurs des états financiers et des organes de
surveillance, il est nécessaire d’associer aux événements
comptables plusieurs attributs d’information. De façon générale,
ces attributs peuvent être gérés soit au niveau de la base
d’informations directement liée à la comptabilité dans le plan des
comptes, soit au niveau d’autres bases d’informations incluant
notamment les applications de gestion. 20. Il
appartient à la direction de définir le niveau de gestion des différents
attributs d’information de façon à obtenir le plus efficacement
possible une information financière complète, fiable et pertinente, répondant
dans les délais impartis aux besoins des différents utilisateurs. 21.
Toutefois, le plan des comptes doit être défini de façon telle que
les soldes des comptes figurant dans le plan des comptes puissent, au
minimum, alimenter par voie directe ou par regroupement les postes et
sous postes du bilan, de l’état des engagements hors bilan et de l’état
de résultat tels que définie par la norme comptable relative à la présentation
des états financiers des établissements financiers. 22.
Un plan des comptes répondant à ces caractéristiques est proposé en
annexe à la présente norme. La nomenclature est basée sur la logique
suivante : -
la classification des comptes de
bilan et de hors bilan est définis selon trois critères
essentiels : *
la création de la monnaie en
tant que critère essentiel de l’activité bancaire, *
l’origine de cette monnaie ou
la nature de la contrepartie, *
la liquidité des fonds concernés. -
la classification des comptes de
résultat est définie selon trois critères essentiels : *
la correspondance avec le découpage
des comptes du bilan et du hors bilan. *
Les agents économiques, *
La nature de la charge ou du produit. Enregistrement
des opérations 23.
Il peut être associé différentes dates à un événement comptable au
sein d’un établissement bancaire. Les différentes dates de
traitement peuvent se présenter en pratique comme suit : -
date d’opération :
c’est la date de survenance de l’opération qui est généralement
portée sur la pièce justificative pour permettre son imputation
comptable ; -
date effective comptable :
c’est la date à laquelle l’écriture comptable à un effet sur le
solde d’un compte ; -
dans de saisie ou de génération :
c’est la date de prise en charge de l’événement dans le système
comptable. 24.
Les opérations effectuées par les établissements bancaires doivent
être enregistrées chronologiquement le jour même ou elles surviennent
soit en date d’opération. 25.
Dans le cas ou l’établissement bancaire se trouve dans
l’impossibilité de passer à temps toutes les écritures afférentes
à un arrêté comptable, il est fait usage d’une période
d’inventaire appelée journée comptable complémentaire. 26. Les
journées comptables complémentaires sont des journées comptables de
saisie d’écritures postérieures à la date de l’arrêté
comptable, qui permettent la prise en compte dans la période adéquats : (a)
des opérations des derniers jours de la période comptable qui
n’ont pas pu être enregistrées en leur date de survenance, telles
que les opérations inter-unités ; (b)
des corrections d’écritures comptables enregistrées en cours
des journées comptables de la période comptable ; (c)
des écritures d’abonnement des produits et charges et le cas
échéant des écritures d’inventaire. Tenue
des comptes en devises 27. Les
établissements bancaires ayant un volume significatif d’opérations
en devises doivent tenir une comptabilité distincte dans chacune des
devises, afin de recenser l’ensemble des opérations qu’ils réalisent
en leurs monnaies d’origine. L’enregistrement, la conversion et la réévaluation de ces opérations sont effectués conformément à la norme comptable relative à la comptabilité des opérations en devise dans les établissements bancaires. 28.
Les conditions de forme de tenue de la comptabilité en monnaie de référence
telles que prévues par la norme comptable NC 01 « Normes
comptable générale » et la présente norme, sont applicables à
la comptabilité en devises. 29.
En cas de tenue d’une comptabilité dans chacune des devises, les
livres comptables obligatoires de l’établissement bancaire incluent,
outre les livres comptables obligatoires prévue par NC 01 « Norme
comptable générale ». -
les journaux tenus dans chacune
des devises ; -
les grands livres tenus dans
chacune des devises ; -
les balances auxiliaires tenues
dans chacune des devises. Comptabilité
matière 30.
Les éléments détenus par les établissements bancaires pour le
compte de tiers et ne figurant pas dans les états financiers annuels,
font l'objet d'une comptabilité matière. 31.
Parmi ces éléments, figurent notamment les chèques, effets et autres
valeurs assimilées remis par les clients pour encaissement. Le système
de comptabilité matière destiné à gérer ces éléments doit
permettre un suivi effectif des valeurs jusqu'au dénouement des opérations
et une identification, à tout moment, du stade de traitement de chaque
valeur .Ce système doit être entouré des sécurités nécessaires
comparables à celles applicables pour une comptabilité financière. 32.
Toutefois, les établissements bancaires peuvent opter pour le
traitement des chèques, effets et autres valeurs assimilées remis par
les clients pour encaissement au sein de la comptabilité financière.
Dans ce cas, les comptes utilisés doivent être annulés pour les
besoins de la présentation des états financiers intermédiaires ou
annuels. Opérations
d'inventaire 33.
Les opérations d'inventaire pour l'arrêté des situations
comptables incluent notamment la justification des comptes, l'apurement
des suspens et des comptes inter-unités et l'inventaire physique des éléments
actifs et passifs. 34.
Les opérations d'inventaire physique dans les établissements bancaires
couvrent généralement : - la
caisse (espèces, chèques et chèques de voyages) ; - les
coupons et autres documents valant espèces ; - les créances
détenues par l'établissement bancaire et matérialisées par des
titres ; - le
portefeuille effets commerciaux ; - les
garanties reçues de la clientèle ; - les
cartes monétique ; - et les
immobilisations. Abonnement
des produits et charges 35. L'organisation comptable des établissements bancaires doit permettre la détermination des produits de la période comptable ainsi que les charges et frais d'exploitation y afférents et leur prise en compte dans la période comptable considérée. 36.
La détermination des produits et charges doit couvrir l'ensemble des opérations
effectuées par l'établissement et notamment : - les opérations
de prêt et emprunts sur le marché interbancaire ; - les opérations
courantes avec la clientèle ; - les opérations
entraînant engagement vis à vis de la clientèle ou en faveur de l'établissement
bancaire ; - les opérations
de change au comptant ou à terme ainsi que les opérations portant sur
tout autre instrument financier à terme ; - les
charges générales et administratives y compris les amortissements, et
les produits non bancaires. Documentation
de l'organisation et des procédures comptables 37. Un document décrivant l'organisation et les procédures comptables doit être tenu par l'établissement bancaire et servira à la compréhension du système de traitement des informations et à la réalisation des contrôles. 38.
Pour être utile, le document décrivant l'organisation et les procédures
comptables doit contenir : (a)
l'organisation de la fonction comptable en ce qui concerne la répartition
des responsabilités au sein des services comptables de l'établissement
entre l'imputation, la saisie, la validation et le contrôle des
enregistrements ; (b) la
description de la structure du système d'information comptable incluant
notamment les niveaux de gestion des différents attributs d'information
; (c) les procédures comptables incluant le plan des comptes, le contenu explicatif des comptes, les schémas comptables des opérations, les méthodes comptables, les règles de numérotation et de classification des pièces justificatives et des journées comptables et les états de restitution comptable. (d) les
procédures de clôture et de validation des journées et des périodes
comptables par les agences et le siège de l'établissement bancaire, y
compris le cas échéant, les procédures relatives aux journées
comptables complémentaires ; (e) la périodicité
et les procédures des opérations d'inventaire et d'abonnement des
produits et charges en indiquant les éléments couverts par ces procédures;
(t) les
procédures de contrôle comptable qui accompagnent la réalisation et
l'enregistrement des opérations ainsi que les procédures de contrôle
qui sont effectuées postérieurement à leur enregistrement. Date d' application39.
La présente norme est applicable aux états financiers relatifs aux
exercices ouverts à partir du 1er Janvier 1999. Annexe
1 : plan des comptes propose
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